Як із розмови з другом вийшов журнал витрат далекобійника

Розмовляв я якось зі своїм другом-далекобійником і запитав:

— Слухай, а ти взагалі свої витрати записуєш? Ну там, якісь папірці, нотатки робиш?

— Ну так, записую.

— А куди?

— Та по-різному. Буває, на папірці, буває, у блокнот чи зошит. От заплатив за парковку — записав. Потім шефу показую, він мені це все повертає.

І я подумав: а чому б не зробити для нього промпт? Щоб не збирати потім записи по папірцях, а складати все в одну Google Таблицю. І щоб сам запис займав мінімум часу: наговорив витрати — отримав рядки в таблиці.

Так і з’явився «Журнал витрат далекобійника» для ComPost.

Що знадобиться

Щоб користуватися цим промптом, потрібно завантажити ComPost для Android у Google Play. Сам промпт можна відкрити й завантажити тут.

Далі все доволі просто. Можна назвати одну витрату, а можна одразу кілька: де заправилися, скільки віддали за обід, у скільки обійшлася стоянка. Головне — сказати, на що витратили гроші, скільки, у якій валюті, де й коли.

Наприклад:

«18 вересня о 7:45 заправився в Любляні на 412 євро 60 центів. О 12:30 заплатив 18 євро 50 центів за обід у Мариборі. О 18:10 віддав 26 євро за нічну стоянку в Граці».

Із такого запису вийде три рядки: пальне, обід і стоянка. У кожному — дата, час, місце, опис витрати, сума й валюта. Якщо розповідаєте про витрати за минулі дні, просто назвіть потрібну дату.

Як це працює

Нижче — справжній інтерфейс ComPost і Google Таблиць. У цьому прикладі витрати були продиктовані англійською, тому й описи в таблиці англійські. Можна говорити українською: промпт зберігає мову диктування.

1. Записую голосову нотатку. Коли машина припаркована, відкриваю ComPost і перелічую витрати. Можна подивитися в чеки й назвати кілька витрат поспіль.

2. Вибираю промпт. Зупиняю запис і вибираю «Журнал витрат далекобійника». На скриншоті він називається Truck Driver Expense Log.

3. Дивлюся, що вийшло. ComPost розкладає витрати по стовпцях і показує попередній перегляд таблиці. Тут перевіряю суми, дати й валюти — чи все записалося так, як я сказав.

4. Відкриваю Google Таблицю. З підключеною інтеграцією витрати зберігаються окремими рядками. Не потрібно знову передруковувати кожну витрату: записи вже в таблиці.

А далі — все в одному місці

Наприкінці рейсу можна відкрити таблицю й показати керівнику, на що пішли гроші. Або надіслати посилання поштою чи в месенджері — тільки не забудьте дати доступ до таблиці тому, кому її надсилаєте.

Не потрібно збирати один список із блокнота, інший — із нотаток у телефоні, а третій згадувати за чеками. Записали витрату — і потім знаєте, де її шукати.

Самі чеки, якщо вони потрібні для відшкодування, усе одно зберігайте. Таблиця допомагає вести список витрат, а не замінює документи.

Хочете спробувати? Завантажте ComPost, додайте «Журнал витрат далекобійника» і запишіть свої витрати голосом.